ギャップ解消事例集

社内情報の透明性への期待ギャップ解消事例：多世代が納得する情報公開ルールとツール活用

Tags: 情報公開, 透明性, 情報共有, 世代間ギャップ, コミュニケーション

はじめに

今日の多様な働き方や価値観の中で、組織内の世代間ギャップは様々な側面で顕在化します。特に、社内情報の透明性や情報公開のあり方に対する期待値のずれは、世代間で大きく異なる傾向が見られます。これは、情報へのアクセス方法やコミュニケーションツールの変遷、あるいは過去の組織文化の影響など、様々な要因によって生じます。

このギャップは、社員間の不信感、不公平感の醸成、あるいは必要な情報へのアクセス遅延による業務効率の低下など、組織にとって看過できない課題を引き起こす可能性があります。しかし、このギャップを認識し、適切なアプローチを取ることで、多世代が納得し、よりエンゲージメントの高い組織文化を築くことが可能です。

本記事では、社内情報の透明性に対する世代間期待値ギャップに焦点を当て、実際にこの課題を乗り越え、多世代が納得する情報公開の仕組みを構築したある企業の事例をご紹介します。その取り組みの背景、具体的な施策、そして得られた学びから、人事企画部マネージャーの皆様が自社の課題解決や施策立案の参考となる実践的なヒントを探ります。

事例企業の背景と課題：情報公開への期待値のずれ

ある製造業のA社では、近年、新卒採用や中途採用を通じて様々なバックグラウンドを持つ若手社員が増加していました。一方、長年会社を支えてきたベテラン社員も多く在籍しており、典型的な多世代構成の組織です。

A社では、世代間ギャップに起因する様々な課題が顕在化しており、その一つが「社内情報の透明性」に対する期待値のずれでした。

ベテラン社員の間では、過去からの慣習として、情報は必要最低限の関係部署や個人にのみ共有されるべきという意識が根強く残っていました。情報の取り扱いには慎重さが求められ、全体にオープンにするべきではない、あるいは上司や特定の担当者を経由して必要な情報が降りてくるのが当然、といった感覚が一般的でした。

一方、若手社員は、デジタルネイティブ世代の特徴として、情報へのオープンなアクセスを当然と考える傾向にありました。会社の経営状況、事業の進捗、他の部署の取り組み、人事制度の変更意図など、様々な情報に対して「なぜ公開されないのか」「知らされないのは不公平だ」といった疑問や不満を抱きがちでした。クローズドな情報共有は、不信感や組織へのエンゲージメント低下につながると感じていたのです。

このような期待値のずれは、以下のような具体的な問題を引き起こしていました。

A社の人事企画部は、これらの問題を認識し、情報の透明性に対する世代間ギャップを解消するための取り組みに着手する必要性を感じていました。

具体的な施策・取り組み：多世代が納得する情報共有の仕組み構築

A社が情報の透明性に関する世代間ギャップ解消のために講じた具体的な施策は、以下の通りです。

  1. 現状把握と課題の可視化:

    • まず、全社員を対象とした意識調査を実施し、どのような情報に対して、どの世代が、どの程度の透明性を求めているのかを定量的に把握しました。
    • 次に、世代別の座談会や個別ヒアリングを行い、情報公開に関する具体的な不満や要望、あるいは不安（情報過多になることへの懸念など）を丁寧に聞き取りました。
    • このプロセスを通じて、「必要な情報が共有されない」「情報が断片的で全体像が見えない」といった課題や、「何でもかんでも公開すれば良いわけではない」といったベテラン社員の懸念など、多角的な視点から課題を明確にしました。

  2. 情報公開に関する基本原則の策定・周知:

    • 情報公開の目的（社員のエンゲージメント向上、意思決定の迅速化、相互理解促進など）と、どのような情報を、誰に、どのようなタイミングで、どのようなツールを用いて共有するか、といった基本的な考え方を明文化しました。
    • 特に、「原則オープン、例外クローズド」という考え方を導入しつつ、例外となる情報の基準（個人情報、機密情報、未確定情報など）を明確に定め、その理由を丁寧に説明しました。
    • これらの原則は、全社説明会や社内報、ポータルサイトなどを通じて繰り返し周知し、単なるルールではなく、組織全体の情報共有文化を変革する取り組みであることを強調しました。

  3. 情報共有ツールの見直しと活用推進:

    • 情報の種類や目的に応じて、適切な情報共有ツール（社内SNS、ファイル共有システム、プロジェクト管理ツール、ポータルサイトなど）の使い分けルールを整備しました。
    • 特に、部署横断的な情報や全社共有すべき情報については、アクセス権限を柔軟に設定できるツールの活用を推奨しました。
    • 各ツールの使い方に関する研修や、効率的な情報検索・活用方法に関するレクチャーを実施し、全社員がツールを使いこなせるようにサポートしました。ツール利用に関する世代間のスキルギャップにも配慮しました。

  4. 経営層・管理職からの積極的な情報発信:

    • 経営会議のサマリー、事業の進捗状況、経営指標などの情報を、個人が特定されない範囲で定期的に全社員に公開する仕組みを導入しました。
    • 管理職に対しても、部下への情報共有の重要性を改めて教育し、チーム内で積極的に情報を共有し、部下からの質問に丁寧に答えるよう促しました。
    • Town Hall Meeting（全社集会）を定期開催し、経営層が直接社員からの質問に答える機会を設け、双方向のコミュニケーションを促進しました。

  5. 情報共有の取り組みに関するフィードバック収集と改善:

    • 情報公開に関する取り組みが実際に機能しているか、世代間で受け止め方に差がないかなどを、定期的な社員アンケートやヒアリングで確認しました。
    • 得られたフィードバックを基に、情報公開のルールやツール、コミュニケーション方法を継続的に改善しました。

結果と効果：不信感の軽減と組織エンゲージメントの向上

これらの施策の結果、A社では社内情報の透明性に対する世代間ギャップが徐々に解消に向かいました。

若手社員からは、「これまでブラックボックスだった情報が見えるようになり、会社への信頼感が増した」「自分たちの業務が組織全体の目標にどう繋がるのか理解しやすくなった」といった肯定的な声が多く聞かれるようになりました。情報へのアクセスが容易になったことで、必要な情報を自分で探し、業務に活かすスピードも向上しました。

一方、ベテラン社員も、「情報の公開範囲や目的が明確になったことで、安心して情報共有できるようになった」「若手社員からの質問に自信を持って答えられるようになった」といった変化を感じていました。はじめは情報過多になることへの懸念もありましたが、ツールの適切な使い分けや、情報の重要度が分かりやすく整理されたことで、混乱は限定的でした。むしろ、組織全体で共通の情報基盤を持つことのメリット（意思決定の迅速化、連携強化など）を実感する社員が増えました。

総じて、情報の透明性が高まったことで、世代間の相互理解が進み、組織全体の心理的安全性も向上しました。不必要な憶測や不信感が減り、社員一人ひとりが組織の一員としての当事者意識を持ちやすくなった結果、組織エンゲージメントの向上にも繋がったと考えられます。

事例から得られる学び・示唆

A社の事例から、社内情報の透明性に関する世代間ギャップ解消において、以下の点が重要な学びとして挙げられます。

これらの要素は、社内情報の透明性に関する課題だけでなく、組織文化やコミュニケーションに関する他の世代間ギャップを解消する上でも応用可能なアプローチと言えるでしょう。

人事企画部マネージャーの皆様におかれましては、自社の情報公開の現状が、世代によってどのように受け止められているかを改めて見直し、必要であればA社の事例を参考に、全社員が納得し、活力を引き出す情報共有の仕組み構築を検討されてはいかがでしょうか。

まとめ

社内情報の透明性に関する世代間の期待値ギャップは、組織の信頼性やエンゲージメントに影響を及ぼす重要な課題です。A社の事例は、このギャップに対して、現状の丁寧な把握、明確な原則とルールの策定、ツールの戦略的な活用、そして経営層からの積極的な情報発信と双方向の対話といった多角的なアプローチを取ることで、解消が可能であることを示しています。

世代間の価値観の違いを課題として捉えるだけでなく、それぞれの期待や懸念に真摯に向き合い、多世代が納得できる共通の認識や仕組みを構築するプロセスこそが、組織をより強く、しなやかにする鍵となります。本記事が、皆様の組織における世代間ギャップ解消に向けた一助となれば幸いです。